請求書PDFの金額をAIでまとめて集計する。支払い前に止める安全なやり方
ワークウェル編集部毎月、取引先から届く請求書を一枚ずつ開き、「どこへ、いつまでに、いくら支払うか」を確認している会社は少なくありません。請求書が増えると、確認だけでも時間がかかり、支払期限の見落としや金額の入力ミスも起きやすくなります。
そこで、請求書のPDFをAIに読み込ませ、支払先・支払期限・金額などを自動で抜き出し、まとめて確認できる仕組みを作りました。担当者はAIが整理した内容と元の請求書を照らし合わせればよいため、毎月の確認作業を減らせます。
AIに任せるのは情報をまとめるところまで
AIに任せるのは請求書から必要な情報を読み取り、一度に確認できる形へ整理するところまでです。実際の振込や会計ソフトへの登録は、担当者が元の請求書と照らし合わせた後に行います。
これはAIが金額を読み違えても、そのまま支払いに進まないようにするためです。お金が動く操作まで自動にせず、最後は人が判断する流れにします。
毎月の確認作業は次のように進めます
- その月に届いた請求書のPDFを一つのフォルダに集めます。
- AIに「どこへ、いつまでに、いくら支払うか」を読み取らせます。
- 読み取れなかった箇所は空欄のままにして、「要確認」と付けます。
- 担当者が元の請求書と照らし合わせ、問題がなければ支払いの手続きに進みます。
AIが作るのは支払い前の確認をしやすくするための一覧です。請求書ごとに書式が違っても、支払先や金額を同じ順番で並べておけば、一枚ずつ探し直す手間を減らせます。
読めない箇所をAIに推測させない
請求書によっては、文字が不鮮明だったり、金額の書き方が違ったりして、AIが正しく読めないことがあります。そのときは無理に数字を埋めず、空欄のまま「要確認」と残します。
一覧には元のファイル名も入れておきます。分からない箇所があったときに、どの請求書を見直せばよいかすぐ分かるためです。請求書の枚数と読み取り結果の件数が合っているかも確認すると、読み飛ばしや重複に気づきやすくなります。
コピペ用プロンプト
自社の請求書で試す場合は、次のように指示します。実際の支払いは行わず、確認に必要な情報をまとめるところで止める内容です。
指定したフォルダ内の請求書PDFを読み、次の項目を請求書ごとにまとめてください。
・元ファイル名
・支払先名
・支払期限
・請求金額
・請求書番号
・確認事項
判別できない項目は推測せず、空欄にして、確認事項へ「要確認」と記載してください。
最後に、読み取った請求書の件数と請求金額の合計を表示してください。
振込、送信、会計ソフトへの登録は行わないでください。繰り返しの多い部分だけをAIに任せる
毎月の請求書処理では、一枚ずつ開いて必要な項目を探す作業に手間がかかります。AIに最初の整理を任せれば、担当者はAIが読めなかった箇所と、支払い前の最終確認に集中できます。
すべてを自動にする必要はありません。繰り返しの多い確認準備だけをAIに任せ、支払いの判断は人に残します。この分け方なら、今の手順を大きく変えずに始められます。
確認後に銀行へ取り込むデータまで作る方法は以前の記事「請求書PDFから振込データを作る仕組み」で紹介しています。
ワークウェルでは、AIを使った業務自動化・バックオフィスの仕組みづくりを支援しています。お気軽にご相談ください。
