AIに古い手順を読ませない。社内ルールを1か所で管理し、各所から参照する方法

社内の業務手順を、チャット、共有フォルダ、AIへの指示文に同じ内容で書いていませんか。最初は便利でも、申請先や確認方法が変わったとき、すべての文書を直す必要があります。一つでも古いまま残ると、担当者やAIが別々の手順を参照し、確認ややり直しが増えます。

防ぐには業務ごとに「ここだけを直す」という正本を一つ決めます。ほかの場所には内容をコピーせず、正本の場所だけを書きます。

同じ手順を複数の場所へ書くと更新漏れが起きやすい

たとえば、経費申請の確認方法を社内チャットと共有フォルダのマニュアルに載せ、AIにも同じ文章を覚えさせたとします。後から確認方法を変えても、三か所のうち一か所しか直さなければ、見る場所によって案内が変わります。

古い手順を見た人に落ち度があるのではなく、最新版の置き場所が決まっていないことが原因です。AIも、渡された資料のどれが正しいかを自動では判断できません。

正本は一つにし、ほかの場所には参照先だけを置く

まず、業務手順を管理する場所を一つ決めます。社内Wiki、共有ドキュメント、管理されたファイルなど、担当者が更新できて必要な人が読める場所なら構いません。

1. 業務ごとに正本の場所と更新担当者を決める
2. チャットやAIへの指示文には正本の場所と確認日だけを書く
3. 変更するときは正本を先に直し、その後に関係者へ知らせる

同じ説明を何度も貼る代わりに、「この業務はこの文書を確認する」と案内します。これなら、変更時に直す場所を一つに絞れます。

AIへ渡す前に、古いコピーを棚卸しする

AIへ業務を任せるときは、資料を増やす前に、同じ内容を書いた文書がないか確認します。重複が見つかったら、いきなり削除せず、どちらが現在使われているかを担当者が判断します。残す文書を決めた後、古い文書は「正本はこちら」と参照先だけに替えます。

AIへは、作業前に正本の更新日と対象業務を確認させます。判断に必要な情報が見つからない場合は推測で進めず、人へ確認する条件も決めておきます。業務の引継ぎ全体を整理したい場合は、AIへ渡す引継ぎ書の作り方も参考になります。

正本を一つにしても、情報が正しいとは限りません。更新担当者、最終確認日、変更を承認する人を決めておく必要があります。支払い、契約、顧客への送信など、間違えたときの影響が大きい作業は、AIが正本を読んだ後も人が最終確認します。

コピペ用プロンプト

既存の業務資料を整理するときは、次のように依頼できます。

次の業務資料を読み、同じ内容が複数の場所に書かれていないか確認してください。

出力する内容
1. 重複している説明
2. 正本の候補と選んだ理由
3. 正本以外を参照先だけに替える案
4. 更新担当者と確認日が決まっていない項目

資料の削除や書き換えはまだ行わず、判断が必要な点を一覧にしてください。情報が食い違う場合は推測せず、両方を示してください。

まとめ

手順を複数の場所へコピーすると、更新のたびに古い説明が残りやすくなります。正本を一つ決め、ほかは参照先だけにすると、担当者もAIも同じ情報から作業を始められます。まずは一つの業務を選び、どの文書を直せば全員へ伝わるのか確認してみてください。

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