AIへの依頼のばらつきを減らす。定型業務で使う「プロンプトの型」5項目

同じ作業をAIへ頼んでも、説明が長すぎる日もあれば、必要な項目が抜ける日もあります。そんなばらつきは、AIの性能だけでなく、毎回の頼み方が変わることでも起きます。

たとえば、毎週の会議メモを社内共有用に整える仕事です。「要約して」だけでは、決まったこと、担当者、期限のどれを残すかがAIに伝わりません。そこで役立つのが、依頼文の順番をあらかじめ決めた「プロンプトの型」です。

同じ仕事なのに、毎回説明を作り直していませんか

定期的に頼む仕事ほど、前回の指示を探したり、思い出しながら書き直したりしがちです。そのたびに条件が少しずつ変わると、AIが返す内容もそろいません。担当者が変わったときは、何を伝えればよいか分からず、最初から説明し直すことになります。

長い指示書は必要ありません。毎回変わらない条件を型に残し、今回だけ変わる情報を差し替える形にします。

型に入れるのは5項目です

1. 目的：誰が何を判断するための成果物か
2. 渡す情報：会議メモ、数値、メール文面など、AIが使ってよい材料
3. 作業内容：整理、比較、下書きなど、任せる範囲
4. 守る条件：推測しない、個人情報を書かない、判断できない点は質問として残すなど
5. 完成の形：見出し、項目、文体、確認してほしい点

この5項目があると、単に「きれいにまとめる」のではなく、何のために、何を残すかまで伝えられます。業務全体を別の担当者やAIへ渡す場合は、AI業務の引継ぎ書を作る方法も参考になります。

AIは下書きを作り、人が事実と優先順位を決めます

使うときは、型をコピーして、今回の資料と期限だけを差し替えます。AIが一覧を作ったら、担当者名、期限、決定事項が元の資料と合っているかを人が確認します。

AIに向いているのは、情報を項目ごとに並べ、不明な点を「要確認」として分けるところです。どの仕事を先にするか、社外へ送ってよいかといった判断は、担当者が決めます。任せる範囲と確認する範囲を分けると、繰り返し使いやすくなります。

コピペ用プロンプト

会議メモを社内共有用に整える型の例です。かっこ内を自社の仕事に合わせて置き換えてください。

【目的】
この会議に参加していない社員が、決まったことと次に行うことを確認できる文面を作ってください。

【渡す情報】
以下の会議メモだけを使ってください。
（ここに今回のメモを貼る）

【作業内容】
「決まったこと」「担当者と期限」「確認が残っていること」に分けて整理してください。

【守る条件】
メモにない事実や期限は補わないでください。担当者や期限が不明な項目は「要確認」と書いてください。

【完成の形】
人が内容を確認したあとに社内チャットへ貼れる、読みやすい日本語にしてください。最後に、人が確認すべき点だけを箇条書きで残してください。

まとめ

プロンプトの型があると、毎回ゼロから説明せず、今回変わる情報だけを入れて依頼できます。まずは繰り返し頼んでいる仕事を1つ選び、目的、渡す情報、作業内容、守る条件、完成の形を決めてみてください。

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